Minder papierwerk. Meer vrachten op tijd.
Wij laten AI het repetitieve administratieve werk van uw expeditiebedrijf voorbereiden: documenten lezen, gegevens controleren, klantmails opstellen. Uw medewerkers keuren goed en houden tijd over voor hun klanten.
- Afzender
- Voorbeeld Trading BV Gelezen
- Factuurnummer
- 2026-0147 Gelezen
- Goederen
- Fietsonderdelen, aluminium Gelezen
- Waarde
- € 18.450,00 Gelezen
- Tariefcode
- 8714 91 (voorstel) Controleer
- Leveringsvoorwaarde
- Niet vermeld Ontbreekt
Illustratie met fictieve gegevens. Zo ziet een uitgelezen document eruit voor uw medewerker.
Herkent u dit?
Het zijn geen grote problemen, maar ze komen elke dag terug en kosten samen veel uren.
-
Documenten verspreid over mailboxen en portalen
Facturen, bills of lading en CMR's komen binnen via mail, en iemand moet ze zoeken, openen en koppelen aan het juiste dossier.
-
Dezelfde gegevens meerdere keren intypen
Wat op de factuur staat, moet in uw systeem en in de aangifte. Elke keer overtypen geeft kans op fouten.
-
Klanten die vragen waar hun zending zit
Telefoons en mails over de stand van zaken onderbreken het werk van uw team, terwijl het antwoord vaak al in het dossier staat.
-
Meer werk betekent meer mensen
Groeien lukt alleen als u evenredig meer administratief personeel aanwerft, en dat is moeilijk te vinden.
Wat we voor uw bedrijf doen
Elk bedrijf werkt anders. We beginnen met één taak die bij u de meeste tijd kost.
Van bijlage naar bruikbare gegevens
Documenten uit uw mailbox worden gelezen en omgezet naar gegevens die klaarstaan voor uw eigen systeem.
- Facturen en packing lists
- Bills of lading en CMR's
- Gegevens gekoppeld aan het juiste dossier
- Onduidelijke velden duidelijk gemarkeerd
Fouten vinden vóór de aangifte
We tonen wat ontbreekt of niet klopt, zodat uw medewerker alleen de twijfelpunten nog hoeft na te kijken.
- Ontbrekende gegevens gesignaleerd
- Voorstellen voor tariefcodes, ter controle
- Vergelijking met eerdere zendingen
- Uw medewerker dient de aangifte in
Mails sorteren en antwoorden voorbereiden
Binnenkomende transportvragen worden gesorteerd, en u krijgt een concept van het antwoord.
- Vragen per dossier gegroepeerd
- Antwoord als concept, in uw toon
- Niets wordt verstuurd zonder uw goedkeuring
Klanten op de hoogte, zonder bellen
Klanten krijgen vanzelf een bericht over hun zending, zodat ze minder vaak hoeven te vragen waar hun container zit.
- Berichten op de momenten die u kiest
- Eenvoudige tekst in de taal van de klant
- Minder telefoons en losse vragen
Het verschil op een gewone dag
Dezelfde taken, met minder handwerk.
Nu
- Bijlagen openen en gegevens overtypen
- Zelf nagaan of alles in de aangifte klopt
- Elke statusvraag apart beantwoorden
- Werk stapelt zich op bij drukte
Met AI Power Up
- Gegevens uitgelezen en klaargezet
- Alleen de twijfelpunten nakijken
- Statusberichten gaan vanzelf naar de klant
- Uw team vangt drukte op zonder extra overuren
Zo pakken we het aan
Geen lang traject vooraf. U ziet snel of het werkt, op uw eigen documenten.
-
Kennismaking
We bespreken welke taken bij u de meeste tijd kosten en kiezen er één om mee te starten.
-
Proefversie op uw documenten
We bouwen een eerste versie en testen die met uw eigen voorbeelden, niet met een algemene demo.
-
In gebruik nemen
Werkt het naar uw zin, dan zetten we het in het dagelijkse werk en breiden we stap voor stap uit.
Veelgestelde vragen
Wie beslist er uiteindelijk, de AI of mijn medewerker?
Uw medewerker. De AI bereidt voor en wijst twijfelpunten aan. Zeker bij douane en aangiftes blijft de eindverantwoordelijkheid bij u.
Werkt dit met het systeem dat wij nu gebruiken?
Dat bespreken we in de kennismaking. We kijken welke software u gebruikt en hoe de gegevens daar het best terechtkomen.
Wat gebeurt er met onze documenten en klantgegevens?
We spreken vooraf af welke gegevens we gebruiken en hoe we ze beschermen, in lijn met de GDPR. U weet dus altijd waar uw gegevens blijven.
Wat als het bij ons niet werkt?
Daarom beginnen we klein, met één taak en uw eigen documenten. Zo weet u snel of het iets oplevert, voordat u verder investeert.
Benieuwd waar bij u de tijd naartoe gaat?
Plan een kennismaking, of stuur ons drie voorbeelddocumenten (zonder gevoelige gegevens) en we laten zien wat eruit komt.
info@aipowerup.be